Tener el inventario de tu local actualizado no solo te garantiza el orden y la seguridad de que nada se “perdió”, sino también te ayuda a saber que rotación tienen los artículos y cuáles son aquellos que contribuyen más a las ganancias netas.
Una empresa promedio realiza el inventario 1 o 2 veces al año. Dependiendo el volumen y cantidad de movimiento esta cifra puede variar un poco. Si alguna vez tuviste que realizar uno, sabrás que se trata de una tarea complicada. Implica trabajar un fin de semana extra (con los costos y energía que esto demanda) o bien, mantener tu empresa cerrada por un par de días. Algo que pocos pueden darse el lujo de hacer.
Pensando en esta problemática, en Heaven hemos desarrollado una herramienta que te facilitará la tarea, pero que sobre todo, no implicará trabajar extra los fines de semana o cerrar tu local.
Diseñamos esta funcionalidad con la filosofía milenaria que dice “¿Cómo se come un elefante? Bocado a bocado”.
Con la funcionalidad «Realización de inventario” que se encuentra en el menú Stock del módulo de Artículos, realizar el inventario se volverá una tarea práctica y sencilla. Solo tienes que elegir un rubro, marca o proveedor y dividir la tarea en pequeños pasos. «Hoy solo contaremos Ukeleles”, por ejemplo.
4 pasos para realizar el inventario
1) Inventario sin iniciar
Es el estado actual de tu negocio según el sistema. Es decir, cuanta cantidad de artículos dice tu base de datos que existen en tu local.
En el mundo ideal, este número debería coincidir con la cantidad de unidades físicas de cada artículo en tu depósito o local.
2) Inventario contándose
Cuando comenzamos a realizar el inventario (desde “Realización de Inventario”) se desplegará una ventana con todos los artículos que queremos contar (en este caso, Ukeleles).
En la columna “Conteo” podrás ingresar las unidades físicas existentes.
Hemos colocado 3 columnas diferentes por si quieres dividir el conteo por zonas. Por ejemplo: “Conteo 1” podría ser instrumentos en la vidriera, “Conteo 2” los del local y “Conteo 3” lo que hay en el depósito. Estas 3 columnas se suman y darán una diferencia mayor o menor, dependiendo el caso.
Mientras dure este conteo, no podrás vender ningún producto de los que has decidido contar. Te sugerimos inventariar pocas marcas o rubros, con el fin de no demorar demasiado el conteo. Un conteo promedio puede demorar de 15 a 30 minutos. Casi nada!
3) Inventario cerrado
Una vez finalizado el inventario, es hora de cerrarlo. Selecciona el inventario que realizaste y desde el menú Inventario haz clic en «Finalizar Inventario».
¡Esto «liberará» los artículos para que puedas venderlos de inmediato!
Un inventario finalizado no significa que el stock está actualizado en tu sistema. Los cambios aún no fueron aplicados porque el sistema te está dando la posibilidad de analizar las diferencias y buscar posibles errores en el conteo.
Todo listo? Es hora de aplicar el inventario al sistema. Listo por hoy.
4) Inventario volcado
Selecciona el inventario que acabas de realizar y selecciona “Volcar” en el menú “Inventario”.
Este proceso puede repetirse con otras marcas o proveedores. Dedicando algunos minutos diarios al conteo, podrás tener un inventario listo en cuestión de semanas sin necesidad de cerrar tu local o trabajar horas extra.
Aprovecha el tiempo que ganas evitando actualizar listas de precios para tener tu inventario al día.
Cada minuto cuenta.
